Documents
Privacy Notices for Wales
Standardised Privacy Notices for use by schools, colleges and learning providers
in Wales are now available in both English and Welsh.
Download here the Welsh texts
Word document PDF documentDownload here the English texts
Word document PDF documentInformation for Pupils and Learners:
Trosolwg
Mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn darparu dau fersiwn argymelledig o’r Testun Hysbysiad Preifatrwydd: Testun Byr a Thestun Estynedig. Dylid cynnwys y geiriad canlynol yn Hysbysiadau Preifatrwydd y Darparwyr Dysgu / Cynghorwyr Dysgu / Sefydliadau Dyfarnu os oes gan y sefydliad berthynas uniongyrchol â’r Dysgwr.
Rydym yn darparu’r testun safonedig hwn ar ffurf Word i chi ei gopïo a gludo i’ch systemau, ffurflenni a dogfennau gweinyddol, i wneud pethau’n symlach a haws i chi.
Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer: disgyblion, myfyrwyr, dysgwyr a hyfforddeion
____________________________________________________________
1) Testun Byr ar gyfer Hysbysiad Preifatrwydd
Geiriad i’w gynnwys yn ffurflenni cais a chofrestru'r darparwr os mai lle cyfyngedig sydd i gynnwys y geiriad hwn...
Bydd yr wybodaeth a gyflenwch yn cael ei ddefnyddio gan Brif Weithredwr Ariannu Sgiliau, i’ch darparu â Rhif Unigryw’r Dysgwr (ULN), ac i greu’ch Cofnod Dysgu Personol. Ceir rhagor o fanylion ar sut y prosesir a rhennir eich gwybodaeth yn www.learningrecordsservice.org.uk/privacynotice
________________________________________________________________________________________________
2) Testun Hysbysiad Preifatrwydd Estynedig
Esboniad cryno a syml o beth mae hyn yn golygu i chi…….
Geiriad awgrymedig i ddarparwyr gynnwys mewn deunydd cysylltiedig i gyd-fynd â ffurflenni cais a chofrestru coleg a darparwr os oes angen ac sy’n darparu esboniad syml i gyd-fynd â’r Hysbysiad Preifatrwydd.
· Bydd yr wybodaeth a gyflenwch yn cael ei ddefnyddio gan yr Asiantaeth Ariannu Sgiliau i’ch darparu â Rhif Unigryw’r Dysgwr (ULN)
· Defnyddir y rhif hwn i greu’ch Cofnod Dysgu Personol eich hun.
· Bydd eich Cofnod Dysgu Personol yn cynnwys gwybodaeth ynglŷn â’ch cymwysterau, dyfarniadau a digwyddiadau a hyfforddiant a chyflawniadau dysgu sy’n rhan o’r Fframwaith Cymwysterau a Dysgu.
· Golyga hefyd y gellir rhannu gwybodaeth amdanoch chi gydag eraill sydd â chyfrifoldeb dros eich addysg a hyfforddiant.
· Am ragor o fanylion ar sut y defnyddir yr wybodaeth yr ydych wedi darparu, gofynnwch i'ch cynghorydd gyrfaoedd, hyfforddiant neu addysg neu edrych ar wefan y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu: www.learningrecordsservice.org.uk/privacynotice
· Os nad ydych yn 16 oed eto, efallai yr hoffech drafod yr esboniad hysbysiad preifatrwydd hwn gyda’ch rhiant neu warcheidwad cyfreithiol.
· Prif Weithredwr Ariannu Sgiliau yw cynrychiolydd cyfreithiol yr Asiantaeth Ariannu Sgiliau sy’n ariannu rhywfaint o’r cymwysterau a hyfforddiant y byddwch yn derbyn trwy’ch coleg, darparwr hyfforddiant neu ddysgu. Darperir arian yng Nghymru gan Lywodraeth y Cynulliad.
· Bydd eich Cofnod Dysgu Personol yn cynnwys gwybodaeth am eich cymwysterau, dyfarniadau a hyfforddiant yn ogystal â chyflawniadau dysgu y gallech gasglu yn ystod eich cyfnod dysgu – ar bob lefel a hefyd tra’ch bod yn gweithio a dysgu.
· Bydd yr wybodaeth a ddarparwch i ni hefyd yn cael ei basio ymlaen i’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu i ddiben dyrannu ULN i chi. Mae’n rif cyfeirnod deg digid ac yn unigryw ac unigol i chi. Cadwch y rhif hwn mewn man diogel gan y byddwch ei angen yn ystod eich oes, yn union fel eich rhif Yswiriant Gwladol.
· Bydd hefyd yn cael ei ddefnyddio i greu’ch Cofnod Dysgu Personol eich hun. Bydd y cofnod hwn yn cynnwys gwybodaeth am eich cymwysterau, dyfarniadau, cyflawniadau dysgu a ‘chredydau’ fydd wedi eu lleoli’n hwylus mewn un ardal ar-lein i chi a’ch cynghorwyr gyfeirio ato, gyda’ch caniatâd. Bydd eich cofnod yn eich helpu i gadarnhau i eraill beth ydych wedi dysgu, ble a phryd. Bydd hefyd yn eich helpu i nodi meysydd eraill o ddysgu i’ch helpu i symud ymlaen tuag at eich nodau’ch hun. Nodwch y byddwch bob amser yn rheoli pwy sy’n cael mynediad at eich Cofnod Dysgu Personol ar gyfer y Fframwaith Cymwysterau a Chredydau. Dim ond chi all roi caniatâd iddynt weld yr wybodaeth hon.
· Bydd eich ULN hefyd yn cael ei ddefnyddio i gasglu a rhannu gwybodaeth ymysg sefydliadau sy’n ymwneud ag addysg. Mae gwybodaeth o’r fath yn cynnwys cymwysterau, dyfarniadau, tystysgrifau, hyfforddiant a dysgu yn y gweithle (gelwir hyn yn ddata cyflawniad a chymryd rhan hefyd). Bydd eich Cofnod Dysgu Personol yn gofnod gydol oes o’ch cyfranogiad, dysgu a chyflawniad mewn addysg. Bydd eich Cofnod Dysgu Personol yn hygyrch i chi, ac i sefydliadau cysylltiedig â’ch addysg ac unrhyw sefydliadau eraill i ganiatáu gweld eich Cofnod Dysgu Personol i ddibenion cynghori a chanllaw. Gallai hyn gynnwys Gyrfa Cymru, ymgynghorwyr gyrfaoedd, staff cofrestru colegau a chyrsiau a chyflogwyr yn y dyfodol os ydych yn caniatáu mynediad iddynt.
· Mae’ch Cofnod Dysgu Personol yn eich galluogi chi a sefydliadau eraill i wirio'r 'credydau' dysgu yr ydych wedi eu cyflawni'ch hun. Un o’r manteision allweddol hirdymor yw y bydd yn eich helpu i weld sut ydych yn symud ymlaen tuag at eich deilliannau dysgu, hyfforddiant neu gymwysterau’ch hun ac yn eich helpu i ganfod dulliau amgen o gyrraedd eich nodau dysgu’ch hun.
· Am ragor o fanylion ar sut mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn rhannu a defnyddio’ch gwybodaeth a sut i eithrio’ch hun neu addasu pwy sydd â mynediad i’ch gwybodaeth, ewch i wefan y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn www.learningrecordsservice.org.uk/privacynotice
________________________________________________________________________________
3) Testun Hysbysiad Preifatrwydd Safonol y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu
Testun cyflawn i’r rhai sydd eisiau darllen y print mân
Sut Fyddwn yn Defnyddio’ch Data
Bwriad y datganiad hwn yw i’ch darparu â gwybodaeth ynglŷn â sut fydd y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn casglu a defnyddio’ch gwybodaeth a data personol, a sut y gallwch arfer dewis parthed y defnydd o’ch data personol.
Gweithredir y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu gan yr Asiantaeth Ariannu Sgiliau. Maent yn casglu data sy'n ymwneud â dysgwyr yn cofrestru ar gyfer cymwysterau perthnasol ôl 14 oed, er enghraifft, TGAU, Cymwysterau AS ac A2, Diplomâu, Bagloriaeth Cymru ac unedau cysylltiedig, Prentisiaethau, Tystysgrifau Mynediad i Gyflogaeth a Fframweithiau Credydau a Chymwysterau ac unedau cysylltiedig.
Mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn cynnig cyfleuster i storio cyfranogiad a chyflawniadau'r dysgwr wedi eu casglu o’r gwahanol sefydliadau dyfarnu perthnasol. Trwy ddarparu'ch gwybodaeth bersonol, bydd gan sefydliadau perthnasol fynediad i’ch Cofnod Dysgu Personol i alluogi defnyddio’ch gwybodaeth bersonol i asesu’ch cyflawniadau, dyfarniadau a chredydau ac i gynnig cyngor a chanllaw. Bydd gennych chi fel dysgwr welededd llwyr o’r data yn ymwneud â chi a byddwch yn gallu pennu pa sefydliadau sy’n gallu gweld y data hwn a pha ddata y gallant weld.
Mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn cynnig y gwasanaethau craidd canlynol:
· Gwasanaeth Cofrestru Dysgwyr sy’n dyrannu Rhif Dysgwr Unigryw (ULN) i bob dysgwr.
· Cofnod Dysgu Personol. Bydd y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn cynnig y cyfleuster i chi gael mynediad at ddata cyfranogiad a chyflawniad o ffynonellau data perthnasol sydd ar gael trwy wefan. Bydd swyddogaeth atodol i gefnogi’r Fframwaith Cymwysterau a Chredydau yn cynnwys:
o Swyddogaeth Ar Drywydd Llwyddiant fydd yn eich galluogi chi a sefydliadau a ganiateir i weld trywydd posibl addysg dysgwr yn y dyfodol.
o Ymholiad Cymhwyster Sengl i chi i ddeall pa unedau maent eu hangen er mwyn cronni'r credyd perthnasol ar gyfer cymhwyster penodol.
o Y cyfleuster i gefnogi Trosglwyddiad Credyd fydd yn galluogi trosglwyddo credyd rhwng 2 gymhwyster gan 2 wahanol Gorff Dyfarnu.
Casglu data
Mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn casglu data o:
· wybodaeth sydd eisoes yn cael ei gasglu gan asiantaethau, ysgolion a darparwyr dysgu eraill.
· gwybodaeth y byddwch yn darparu pan gofrestrwch gyda darparwr dysgu.
· data cymhwyster, uned a Rheolau Cyfuno gan Ofqual.
· data cyfranogiad a chyflawniad o’r Gronfa Ddata Disgyblion Cenedlaethol a’r Asiantaeth Ariannu Sgiliau.
· data cyflawniad dysgwr a gyflenwyd gan sefydliadau dyfarnu yn uniongyrchol i’r Cofnod Dysgu Personol i gefnogi'r Fframwaith Cymwysterau a Chredydau.
Defnydd o Ddata
Bydd y Rhif Dysgwr Unigryw yn galluogi sefydliadau sector addysg a hyfforddiant, a Sefydliadau Dyfarnu a reoleiddir gan Ofqual ac Estyn yng Nghymru, i rannu gwybodaeth ynglŷn â chyfranogiad a chyflawniadau mewn modd cyson a chymeradwy, gan hyrwyddo arferion rheoli gwybodaeth da, a helpu gwella cywirdeb ac effeithiolrwydd.
Bydd hyn yn fanteisiol i chi trwy wella’r broses ymgeisio i sefydliadau dyfarnu, darparwyr dysgu, ymgynghorwyr dysgu a thrydydd partïon eraill.
Bydd y Cofnod Dysgu Personol yn cael ei rannu gyda sefydliadau wedi eu cysylltu i’ch addysg a hyfforddiant, yn cynnwys y sefydliadau hynny a ddynodwyd mewn Rheoliadau a wnaed dan adran 537A y Ddeddf Addysg.
Bydd gan sefydliadau dyfarnu fynediad cyfyngedig iawn i’ch data cyflawni i’ch cefnogi wrth wneud penderfyniadau parthed cymwysterau ac i gefnogi’r dysgwr wrth hawlio a throsglwyddo credyd blaenorol.
Gallwch ddewis eithrio’ch hun o’r rhannu data cyflawniadau trwy ffonio’r ddesg gwasanaeth neu trwy fewngofnodi i wefan yr Asiantaeth Ariannu Sgiliau fel y disgrifir yn yr adran isod.
Gallwch hefyd herio cywirdeb y data cyflawniad yn y Cofnod Dysgu Personol trwy ffonio’r ddesg wasanaeth neu ddilyn y broses herio data a ddisgrifir yn yr adran “Cywiro Data Anghywir”.
Mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu hefyd yn eich galluogi i rannu cymaint neu cyn lleied ag yr hoffech o’r data cyflawniad o’ch Cofnod Dysgu Personol gyda thrydydd partïon.
Mae’r holl sefydliadau sydd â mynediad i’r wybodaeth a ddarparwch wedi eu cofrestru dan y Ddeddf Diogelu Data 1998 a byddant yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol yn unol â gofynion y Ddeddf. Rhaid i'r sefydliadau hyn lofnodi cytundebau perthnasol a dogfennaeth rheoli sy'n ei gwneud yn ofynnol iddynt reoli'ch data'n gyfrifol ac i gael mynediad at wybodaeth ble mae cyswllt uniongyrchol rhyngoch chi â’r sefydliad perthnasol yn unig.
Ni fydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei roi i unrhyw sefydliadau i ddibenion marchnata neu werthiant ar unrhyw adeg.
Caniatâd i rannu
Gan fod angen yr ULN i weinyddu gwasanaethau yn y sector addysg a hyfforddiant (megis darparu rhai cymwysterau), ni allwch eithrio’ch hun o dderbyn ULN gan y Gwasanaeth Cofrestru Dysgwyr.
Gallwch eithrio’ch hun o rannu’ch data cyfranogiad a chyflawniad trwy’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu. Ceir manylion sut y gallwch eithrio’ch un o rannu’ch data cyfranogiad a chyflawniad yn y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu ar www.learningrecordsservice.org.uk neu trwy ffonio desg gymorth Cwsmeriaid y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu ar 0845 602 2589.
Gallwch hefyd rannu gwybodaeth gyda sefydliadau ac unigolion eraill trwy greu gwedd wedi ei ffurfweddu o’ch data cyfranogiad a chyflawniad. Mae’r wedd wedi ei ffurfweddu’n eich galluogi i greu gwedd o’ch data cyfranogiad a chyflawniad a hefyd i rannu gwybodaeth gydag unrhyw drydydd parti fel y dymunwch.
Un canlyniad posibl o benderfynu peidio caniatáu rhannu data cyfranogiad a chyflawniad y Cofnod Dysgu Personol yw y bydd rhaid i chi o bosibl ddarparu copïau o dystysgrifau neu wybodaeth arall i wirio cymhwyster. Byddwch hefyd yn atal sefydliadau all gefnogi parhad eich addysg i berfformio ar eich rhan wrth weithio gyda chi, yn cynnwys swyddogaethau i ddysgwyr y Fframwaith Cymwysterau a Chredydau: Ar Drywydd Llwyddiant, ymholiadau Rheolau Cyfuno a swyddogaethau Trosglwyddo Credyd.
Cywiro data anghywir
Mantais sylweddol o’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yw y gallwch wirio bod gwybodaeth a gedwir amdanoch yn gywir a gofyn i gael cywiro unrhyw wallau. Os credwch fod unrhyw wybodaeth ar eich Cofnod Dysgu Personol yn anghywir, yna dylech ddilyn y weithdrefn herio data.
Cyfrifoldeb y sefydliad dyfarnu fydd sicrhau bod unrhyw ddata cyflawniad a gyflwynont i’r Cofnod Dysgu Personol yn gyfredol a chywir.
Data personol sensitif
Mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn gwneud pob ymdrech i beidio casglu unrhyw wybodaeth sy’n cynnwys data personol sensitif (e.e. data sy’n ymwneud â tharddiad ethnig, iechyd corfforol neu feddyliol, credoau crefyddol, aelodaeth o undeb llafur neu unrhyw droseddau neu achosion troseddol).
Os canfyddwch fod unrhyw ddata personol sensitif wedi ei gynnwys ar gam, dylech gysylltu â’r asiantaeth trwy’r ddesg gymorth. Ar hyn o bryd mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn gweithredu proses o nodi a diddymu data personol sensitif.
Dysgwyr sensitif
Mae’r Gwasanaeth Cofnodi Dysgwyr yn cydnabod bod gan rai dysgwyr bryderon penodol ynglŷn â phreifatrwydd sy’n golygu bod angen mesurau diogelu atodol. Mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn gweithredu Polisi Dysgwyr Sensitif i sicrhau y gweithredir y mesurau diogelwch hyn.
Diogelwch
Mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn cydnabod yr angen i gadw’ch gwybodaeth yn ddiogel ac mae wedi gweithredu Polisi Diogelwch sy’n darparu’r mesurau technegol a sefydliadol priodol wedi eu hanelu at atal colli, neu ddefnydd heb ei awdurdodi, o'ch gwybodaeth yn unol â safonau’r Llywodraeth.
Am ba hyd fyddwn yn cadw’ch data?
Bwriad y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yw darparu cofnod gydol oes o ddysgu a fydd ar gael i chi ar unrhyw adeg os dewiswch gymryd rhan mewn addysg neu hyfforddiant. Felly, mae’n bosibl y bydd y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn dal gafael yn eich ULN, Cofnod Dysgu Personol a Fframwaith Credydau a Chymhwyster a data cysylltiedig trwy gydol eich oes, gan ei adolygu o bryd i’w gilydd.
Diweddariadau i’r polisi hwn
Mae’r Gwasanaeth Cofnodion Dysgu yn cydnabod y gall pryderon am ddiogelu preifatrwydd a data esblygu gydag amser a byddwn yn arolygu’r polisi hwn yn gyson. Bydd unrhyw addasiadau yn cael eu gosod yma ac fe hysbysir dysgwyr pan fyddant yn cael mynediad i’w Cofnod Dysgu Personol.
_______________________________________________________________________________
